10 NAJVEČJIH TVEGANJ
1. Nepopolna digitalna hramba dokumentov
Mnogi dokumenti se shranjujejo v e-poštnih predalih ali lokalnih mapah.Tveganje: izguba podatkov, neustrezna arhivacija, nezdružljivost z zakonodajo.
2. Nezavarovana komunikacija z zunanjimi partnerji
Finančni podatki potujejo v obliki priponk brez šifriranja.Tveganje: kraja podatkov, phishing napadi, kršitve GDPR.
3. Pomanjkanje nadzora nad dostopi
Vsi zaposleni lahko dostopajo do vseh dokumentov.Tveganje: zloraba podatkov, nenamerni izpadi, pomanjkanje sledljivosti.
4. Ročni postopki in Excel datoteke
Finančne analize in evidence se še vedno vodijo ročno.Tveganje: napake, podvajanja, netransparentnost.
5. Slaba sledljivost sprememb
Ni revizijske sledi (audit trail) za finančne dokumente.Tveganje: težave pri revizijah, neodgovornost, neodkriti posegi.
6. Neusklajenost z GDPR in zakonodajo
Podatki se hranijo brez jasnih rokov, brez namena obdelave.Tveganje: globe, izguba zaupanja strank, pravne posledice.
7. Izpostavljenost phishing napadom
Finančne ekipe so pogosto tarča napadalcev z lažnimi zahtevki za plačilo.Tveganje: finančne izgube, kompromitirani podatki.
8. Slaba varnostna kopija (backup)
Dokumenti niso redno arhivirani ali pa se hranijo lokalno.Tveganje: izguba ob okvari sistema, neobnovljivi podatki.
9. Težave pri revizijah
Dokumenti niso centralizirani, manjkajo podpisi ali odobritve.Tveganje: podaljšane in dražje revizije, nepravilnosti v poročilih.
10. Nepregledna arhivacija in uničevanje dokumentov
Nejasni roki hrambe, podvajanja, pomanjkanje uničevalnih postopkov.Tveganje: pravne posledice, višji stroški, kaos v dokumentaciji.
KAKO USPEŠNA PODJETJA UKREPAJO
Digitalni dokumentni sistem (DMS) Sistemi, kot je DocuWare, omogočajo:- Varno in centralizirano shranjevanje
- Avtomatizacijo procesov potrjevanja
- Revizijsko sled
- Enostavno iskanje in povezovanje dokumentov
Kibernetska varnost v financah
- MFA (večstopenjska avtentikacija)
- Šifrirana komunikacija
- Nadzor dostopa in opozarjanje ob sumljivih aktivnostih
- Samodejno brisanje po poteku hrambe
- GDPR skladne nastavitve
- Skladnost z zakonodajo (ZVDAGA, Zakon o računovodstvu...)
Primer dobre prakse
Kot ponudnik storitev se skupina specializira za medicinsko in farmacevtsko dejavnost. Odkar uporabljajo DocuWare, je vsak mesec samodejno prebranih več kot 7.000 dokumentov, pogodbe se podpisujejo elektronsko, dokumenti za upravljanje kakovosti pa so varno shranjeni v digitalni arhiv.Več si lahko ogledate tukaj: Case Study: SALUS Group