Kdaj ste v vašem podjetju nazadnje natančno pregledali programske rešitve, ki jih uporabljate za osnovne naloge produktivnosti? Digitalni potek dela, ki na primer vključuje dokumente, pogosto zahteva vrsto programskih orodij za upravljanje. Od izdelkov Microsoft Office do urejevalnikov PDF lahko ta orodja zdrsnejo v ozadje delovnika - dokler ne gre kaj narobe.
Kadar vaše osebje ne more biti produktivno z lastno programsko opremo za produktivnost, se izgubljeni čas spremeni v izgubljeno vrednost, da ne omenjamo vpliva na moralo, ki ga takšne frustracije ustvarjajo za vaše osebje.
Rešitve za urejanje PDF-jev bi morale vašim delavcem omogočiti, da prihranijo čas in ga ne izgubljajo, zlasti za dokumente, ki zahtevajo podpisane odobritve vodstva ali strank. Rešitev, zasnovana za enostavno uporabo in vsestranskost v katerem koli poslovnem okolju, orodja za urejanje PDF dokumentov odpravljajo običajne težave in prihranijo čas.
1. Boljša programska oprema omogoča pretvorbo v PDF hitro in enostavno
Ste vi ali eden od vaših zaposlenih kdaj porabili ure za iskanje spletnega urejevalnika PDF, ki bi pomagal pri pretvorbi v PDF iz druge oblike datoteke? Kaj pa nasprotno?
Čeprav je PDF zelo vsestranski format, mnogi uporabniki menijo, da z njimi ni enostavno delati brez ustrezne tehnologije. Razmislite o običajnem scenariju: imate datoteko PDF, ki jo želite pretvoriti v Wordov dokument za urejanje in dodajanje vsebine. Ko končate, ga želite pretvoriti nazaj. Preprosto, kajne? Samo če najdete pravo orodje za to delo.
Kofax Power PDF je zmogljiv, a enostaven pretvornik in urejevalnik dokumentov PDF, idealen za brezhibno obdelavo teh datotek. Z le nekaj kliki znotraj znanega uporabniškega vmesnika v Officeovem načinu lahko z izjemno visoko natančnostjo takoj preklopite med PDF in številnimi drugimi vrstami formatov. Nič več nismo zapravljali z zavajajočimi rezultati iskalnikov ali zamudnim popravljanjem napak.
2. Shranite podpis za hitro podpisovanje dokumentov
"Podpiši se tukaj, tukaj in tukaj ..." Dolge pogodbe in ostali dokumenti, kateri zahtevajo podpis na vsaki strani … gre za zelo dolgotrajen postopek.
Ali je mogoče pospešiti postopek podpisovanja na desetine različnih dokumentov na dan? S tehnologijo elektronskega podpisa, kot je na primer sistem Kofax SignDoc, ne potrebujete več kot nekaj klikov.
Za zajem in shranjevanje podpisa v Power PDF uporabite napravo ali tablični računalnik z omogočenim dotikom. Ko morate dokumentu dodati svoje ime, ga preprosto odprite v programu za obdelavo pdf dokumentov in vstavite svoj podpis. Vgrajena napredna tehnologija digitalnih potrdil programske opreme zagotavlja legitimnost vaših podpisanih dokumentov in zagotavlja zaščito pred posegi.
3. Nikoli več ne izgubite sledi kritičnih dokumentov
Kje je pogodba za to veliko pogodbo s stranko izpred nekaj let? Kdo se je nazadnje dotaknil četrtletnega poročila s kritičnimi statističnimi podatki, ki jih potrebujete? Iskanje izgubljenih materialov ni nikoli zabavno, še huje pa je, če vaši zaposleni čas preživijo v iskanju, medtem ko so na uri.
Z urejevalnikom PDF dokumentov in vgrajeno tehnologijo OCR hitro pretvorite celoten pdf v obliko enostavno za iskanje besed v dokumentu. Sodobni operacijski sistemi, kot je Windows 10, lahko iščejo v optimiziranih datotekah PDF. Ko ne najdete pravega dokumenta, vključite nekaj ključnih besednih zvez, ki jih najdete na strani, in v nekaj sekundah poiščite svojo datoteko.
4. Enostavno zajemite podpise strank
Zagotavljanje pooblastila ni edini scenarij, v katerem elektronski podpisi pridejo prav. Kaj pa, ko morate od stranke dobiti pravno zavezujoč podpis na pogodbi ali drugem dogovoru? Lahko počakate, da dokument filtrira po poštnem sistemu, ali pa se zanesete na počasne in zastarele rešitve, kot je faks.
S programi za urejanje PDF dokumentov je ustvarjanje polja digitalnega podpisa na dokumentu preprosto. Pošljite ga stranki, da priloži svoj podpis, preden ga vrnete v mapo »Prejeto«. Z digitalnimi potrdili, ki potrjujejo pristnost, imate zdaj pripravljeno pogodbo za takojšnjo vložitev.
5. Avtomatizirajte ustvarjanje obrazcev in pretvorbo dokumentov
Pretvarjanje dokumentov enega za drugim je v redu, če morate obdelati le nekaj naenkrat, kaj pa ko imate več kot sto dokumentov za obdelavo? Kaj pa, če vsi zahtevajo podobne spremembe in spremembe, preden so pripravljeni za uporabo?
S funkcijo Power PDF capture map imajo uporabniki zmogljive zmogljivosti za avtomatizacijo teh procesov. Ko se v mapi prikaže datoteka, na primer po funkciji optičnega branja, jo lahko program za obdelavo PDF dokumentov samodejno obdela v skladu s prednastavljenimi nastavitvami. Ta obdelava lahko vključuje dejanja, kot sta pretvorba med formati in izpis nove datoteke v drugo ciljno mapo.
Zmanjšajte čas in povečajte storilnost s Power PDF
"Čas je denar" je floskula, vendar ni neresnična. Majhne izboljšave postopkov, na primer sprememba izbire urejevalnikov PDF, lahko povzročijo pomembne spremembe na delovnem mestu. Količino časa, ki ga delovna mesta dnevno porabijo pri opravljanju majhnih ponavljajočih se nalog, je enostavno prezreti, dokler težave ne odpravite s pravo rešitev. Nenadoma imajo ključni člani osebja čas in energijo, ki jih potrebujejo za upravljanje kritičnih procesov, ki podpirajo vaš uspeh.
Naučite se delati učinkovito, tako da preklopite na trajno licenco za podjetje Power PDF in izkoristite njegove dostopne funkcije.
Igor Plevnjak