Sistem upravljanja dokumentov je idealen za upravljanje digitalnih kadrovskih evidenc. Preprosto dodajte HR dokumentev DocuWare za učinkovitejše upravljanje vsebine, kot so vloge, plačilne liste, letna ocenjevanja in prošnje za dopust. Prav tako lahko avtomatizirate ročne procese in časovno zahtevne naloge. Tukaj je nekaj primerov:
Vzdrževanje osebnih podatkov
Digitalne datoteke omogočajo prilagodljiv dostop in odličen pregled nad podatki in dokumenti zaposlenih. Hranijo se pod ustrezno kadrovsko številko in indeksirajo z uporabo vrednosti, kot so ime, vrsta dokumenta, predmet in datum. Pravice dostopa se uporabljajo za nadzor, kdo sme videti ali urejati katere informacije. Če je potrebno urejati občutljive osebne podatke, kot so naslov, bančni podatki ali zdravstveno zavarovanje, zaposleni to lahko storijo sami prek posebnega spletnega obrazca, pri čemer kadrovska služba potrdi spremembe.
Pošiljanje plačilnih list
Ali tiskate plačilne liste, jih nato zložite, vstavite v kuverte in jih celo pošiljate po pošti? Poslovite se od te časovno in finančno potratne prakse - preklopite na digitalni delovni tok! Še naprej lahko ustvarjate plačilne liste s katerim koli programom za obračun plač. DocuWare jih nato shrani v digitalno osebno datoteko, brez kakršnega koli vašega dela. Zaposleni so samodejno obveščeni in lahko takoj dostopajo do svojega izpiska plač prek povezave, ki je zaščitena z geslom. To velja tudi, če svoje obračune plač izvajate zunaj podjetja.
Pošiljanje plačilnih list
Ali tiskate plačilne liste, jih nato zložite, vstavite v kuverte in jih celo pošiljate po pošti? Poslovite se od te časovno in finančno potratne prakse - preklopite na digitalni delovni tok! Še naprej lahko ustvarjate plačilne liste s katerim koli programom za obračun plač. DocuWare jih nato shrani v digitalno osebno datoteko, brez kakršnega koli vašega dela. Zaposleni so samodejno obveščeni in lahko takoj dostopajo do svojega izpiska plač prek povezave, ki je zaščitena z geslom. To velja tudi, če svoje obračune plač izvajate zunaj podjetja.
Objavite razpis za novo delovno mesto
Želite čim hitreje zapolniti prosta delovna mesta? Strukturiran proces, ki povezuje kadrovsko službo s specializiranimi oddelki in razporeja naloge, je izjemna pomoč. Kot primer lahko vodje oddajo zahteve za novo delovno mesto kadrovski službi prek spletnega obrazca, tako da se novo delovno mesto hitro doda na spletno stran zaposlovanja. Kandidati nato uporabijo obrazec, ki upravlja vse vidike njihove prijave.
Želite čim hitreje zapolniti prosta delovna mesta? Strukturiran proces, ki povezuje kadrovsko službo s specializiranimi oddelki in razporeja naloge, je izjemna pomoč. Kot primer lahko vodje oddajo zahteve za novo delovno mesto kadrovski službi prek spletnega obrazca, tako da se novo delovno mesto hitro doda na spletno stran zaposlovanja. Kandidati nato uporabijo obrazec, ki upravlja vse vidike njihove prijave.
Zaposlite nove sodelavce
Lahko tudi usklajujete termin sestankov za razgovore in druge interne procese s pomočjo digitalnih delovnih tokov, kar poenostavlja zavrnitve in optimalno pripravo sklenitve pogodb. Sledenje omogoča hitro povratno informacijo in preprečuje zamude pri pomembnih kadrovskih odločitvah. Konec koncev, digitalno upravljanje prijav je veliko več kot samo avtomatizirani odzivi na elektronsko pošto.
Uredite vse potrebno za prihod novega sodelavca digitalo, sprejmite pa ga seveda osebno
Nadzorujte uvajanje nalog digitalno, tako da je vse, od pisalne mize, računalnika do e-poštnih računov, pripravljeno za nove člane ekipe. Vse, kar je treba storiti in naročiti, je hitro opredeljeno z le nekaj kliki v spletnem obrazcu in porazdeljeno med IT in nabavo prek digitalnih delovnih tokov. Na ta način je mogoče tudi poenostaviti administrativne naloge, povezane s spremembo oddelka ali odhodom zaposlenega.
Upravljanje odsotnosti
Naj gre za dopust, bolniško ali starševski dopust - zaposleni lahko odsotnosti enostavno zabeležijo prek spletnega obrazca. Vodje in kadrovska služba jih odobrijo le z nekaj kliki. Na ta način lahko vsak član ekipe spremlja vse odsotnosti, je samodejno obveščen o njih in lahko ustrezno načrtuje sestanke in projekte.
Zagotovite varnost in skladnost podatkovUpravljanje odsotnosti
Naj gre za dopust, bolniško ali starševski dopust - zaposleni lahko odsotnosti enostavno zabeležijo prek spletnega obrazca. Vodje in kadrovska služba jih odobrijo le z nekaj kliki. Na ta način lahko vsak član ekipe spremlja vse odsotnosti, je samodejno obveščen o njih in lahko ustrezno načrtuje sestanke in projekte.
Kadrovska služba je zelo občutljivo področje, kjer je varstvo podatkov prednostna naloga. To težko nalogo je mogoče olajšati z omejitvijo dostopa do dokumentov prek vlog in pooblastilnih profilov ali samodejnim brisanjem kadrovskih dokumentov po izteku obdobja hrambe. Prav tako lahko s pomočjo digitalnih procesov poskrbite, da so vsi člani ekipe dokazano seznanjeni s skladnostnimi cilji vašega podjetja: Na primer, preprost delovni tok zagotavlja, da pomembna delovna navodila in standardni postopki (SOP) prispejo varno, so potrjeni in ostajajo pregledni ves čas.
Zaključek: Več časa za naloge, ki prinašajo veselje zaposlenih
Digitalizirajte svoje kadrovske datoteke, da bo vaše podjetje imelo koristi od prihodnje usmerjenih HR procesov. Z DocuWare lahko uvedete hitrejše procese, ki se prilagajajo vašim prednostim in poslovnim zahtevam. Da bi videli, kako lahko to izgleda, nas kontaktirajte za predstavitev