Prednost št. 1: Lahko ga uporabljate v vseh oddelkih v podjetju
Potrebujete najti račune v zvezi s posebno pogodbo? Naročilnico za prenosni računalnik za novega sodelavca? Zapise o kakovostnem preizkusu in dobavnico za izdelek, ki je bil nedavno odpremljen? Zelo malo procesov vključuje le en oddelek. Z zelo specializiranimi, oddelčnimi rešitvami boste hitro naleteli na omejitev delovanja v lastni izolirani coni. To se pogosto imenuje "izolirane rešitve" iz razloga.
V najboljšem primeru morate preklopiti iz orodja, s katerim delate (npr. prijava in iskanje ustrezne dokumentacije). V najslabšem primeru pa sploh nimate dostopa do drugega sistema, ker so uporabniške licence na voljo le tistim, ki delajo v določenem oddelku. Potem morate stopiti v stik z nekom iz tega oddelka in prositi za pomoč. To lahko traja ure - medtem ko bi bilo z DocuWare le nekaj klikov stran. Lahko uporabite ustrezne indeksne izraze, da takoj poiščete povezane dokumente iz različnih dokumentnih omaric, ne glede na oddelke - in vse potrebne informacije so takoj na voljo.
Prednost št. 2: Čisto programsko okolje
Če se oddelki odločijo za sklenitev programske pogodbe z mislijo, "no, to je samo za nas", ni dolgo, ko se pojavijo težave v programskem okolju podjetja. Ne samo, da vaš IT-oddelek hitro izgubi sled, ampak tudi vaš upravljavec skladnosti. Pojavljajo se številna vprašanja, tako organizacijska kot pravna. Na primer:
- Kje bo gostovanih podatkov? Na primer, ali podatki podjetja zapustijo območje EU?
- Se podatki v sistemu obdelujejo v skladu z zakonodajo o varstvu podatkov?
- Kdo ima dostop do katerega podatka in s kakšnimi pravicami?
- Kdo je odgovoren za upravljanje uporabnikov? IT ali oddelek?
- Je mogoče uskladiti uporabnike z Active Directoryjem?
- Je enotna prijava izvedljiva?
Prednost št. 3: Nižji stroški
Na prvi pogled se specializirane rešitve zdijo poceni, še posebej, če oglašujejo, da lahko začnete z manjšim paketom. Na žalost se morajo pogosto hitro nadgraditi, ker presežete omejitve glede števila uporabnikov, dokumentov, datotek, procesov ali obsega podatkov. In čeprav se zdi, da gre le za nekaj manjših zneskov, se stroški sčasoma še vedno kopičijo.
DocuWare prav tako ponuja različne licence, ki omogočajo uporabnikom, da prilagodijo svojo oblačno rešitev glede na število uporabnikov in obseg dokumentov. Vendar medtem ko bi moral upravljavec skladnosti za specializirane rešitve imeti tri uporabniške licence, če želi upravljati pogodbe, odobravati račune in pregledovati kadrovske datoteke, pri DocuWare potrebuje le eno licenco.
Rezultat
Če je treba dodatne procese v vašem podjetju digitalizirati in avtomatizirati, prosim, obvestite svoje sodelavce, da že imate pravo orodje v podjetju. Zaposleni v VIBOR-ju bodo z veseljem pojasnili možnosti upravljanja dokumentov, ki ustrezajo kateremu koli scenariju uporabe, in svetovali pri izvajanju procesov.