Kaj je programska oprema za avtomatizacijo obveznosti do dobaviteljev?

WEBINAR 27.05.2025 ob 14. uri -> prijava

Programska oprema za avtomatizacijo obveznosti do dobaviteljev (PR) vodi račun skozi niz korakov, ki so določeni z internimi poslovnimi pravili podjetja. Digitalni sistem poskrbi za zajem podatkov, varno arhiviranje in preverjanje. To vključuje preverjanje podvojenih računov, potrditev statusa dobavitelja ter ujemanje računov z drugimi dokumenti, kot so naročilnice in dobavnice. Nato programska oprema usmeri račun v potrjevanje, knjiženje (GL kodiranje) in plačilo. Programska oprema za avtomatizacijo PR je lahko del sistema za upravljanje dokumentov (DMS) ali samostojna rešitev.

Najboljša programska oprema za avtomatizacijo obveznosti do dobaviteljev vašemu računovodskemu oddelku omogoča:

• Krajši cikel od naročila do plačila, izkoriščanje popustov za zgodnje plačilo ter boljše odnose z dobavitelji.

• Zmanjšanje stroškov in odpravo napak, povezanih s papirnim poslovanjem.

• Boljši pregled nad denarnim tokom za kakovostnejše finančne odločitve.

• Lažjo pripravo dokumentacije za potrebe revizije.

Ključne funkcionalnosti najboljše programske opreme za avtomatizacijo obveznosti do dobaviteljev
WEBINAR 27.05.2025 -> prijava

Skeniranje računov in zajem podatkov

Zajem računov vključuje pretvorbo papirnih in elektronskih dokumentov v digitalno obliko, ki jo je mogoče indeksirati, organizirati in shraniti. Napredna tehnologija za optično prepoznavanje znakov (OCR) prebere in izlušči podatke, še preden je račun varno shranjen skupaj s povezanimi dokumenti. Nato se račun preveri in pošlje določenemu članu računovodske ekipe v nadaljnjo obdelavo.

Učinkovit in natančen zajem dokumentov zagotavlja boljšo doslednost, večjo varnost in skladnost z zakonodajo. Tak pristop poenostavi poslovne procese, zmanjša odvisnost od papirja ter izboljša natančnost podatkov z uporabo tehnologij, kot je inteligentna obdelava dokumentov.

Poteki odobritev

Pri običajnem ročnem postopku, ob prejemu papirnega ali elektronskega računa, član računovodske ekipe preveri, ali račun vsebuje vse potrebne podatke in ali se ujema z naročilnico, nato pa ga pošlje v odobritev in plačilo. Če se račun ne ujema z ustrezno naročilnico ali če obstajajo cenovna odstopanja, se račun pošlje ustreznemu vodji stroškovnega mesta v pregled in popravek. To je le eden izmed načinov, kako se lahko obdelava računov zavleče zaradi odvisnosti od človeškega posredovanja.

Z avtomatiziranim postopkom odobritev lahko validacijski potek opravi naslednje naloge:

• Preveri veljavnost dobavitelja v glavni evidenci dobaviteljev.

• Označi podvojene račune.

• Prepozna matematične napake s preverjanjem, da je vsota postavk + DDV + stroški dostave enaka končnemu znesku.

• Preveri datum veljavnosti dobaviteljeve evidence.

• Ugotovi, ali so na voljo popusti za zgodnje plačilo.

• Prepozna dobavitelje, katerih računi se samodejno odobrijo, če ne presegajo vnaprej določenega zneska.

Nemotena integracija z računovodskimi in ERP-sistemi

Ko je račun odobren in plačan, se podatki o transakciji lahko samodejno delijo z drugo poslovno programsko opremo, kot so SAP Business One, SAGE, Microsoft Dynamics ali QuickBooks. To izboljša natančnost in odpravi dvojni vnos podatkov, s čimer se bistveno zmanjša število napak. Programska oprema za avtomatizacijo obveznosti do dobaviteljev mora poleg tega zagotavljati popolno revizijsko sled z jasno zgodovino odobritev, samodejnim arhiviranjem dokumentov in šifriranjem, kar podpira skladnost z državnimi, evropskimi in panožnimi predpisi.

Analitika v realnem času

Izboljšanje učinkovitosti procesov vodenja obveznosti do dobaviteljev je ključno za zagotavljanje stabilnega denarnega toka. Programska oprema za avtomatizacijo AP omogoča natančen in sproten vpogled v mesečno porabo in odprte obveznosti. Preprosto lahko spremljate porabo po posameznih dobaviteljih, nadzorujete stroške s pogajanji za ugodnejše pogoje in nikoli več ne zamudite popustov za zgodnje plačilo.

Funkcije za skladnost in varnost

Programska oprema za avtomatizacijo obveznosti do dobaviteljev mora zagotoviti, da so dokumenti in podatki zajeti, obdelani in shranjeni varno ter zaščiteni pred zlorabo ali izgubo. Zanesljiva struktura pravic uporabnikov omogoča nadzor nad tem, kdo lahko dokumente in podatke pregleda, pridobi, ureja, izvozi, spremeni ali izbriše. To zagotavlja zaupnost informacij, saj so dostopne samo pooblaščenim uporabnikom. Jasno določene pravice dostopa preprečujejo nepooblaščene spremembe računov ter omogočajo sledenje vsem spremembam.

Če se odločite za rešitev v oblaku, lahko šifriranje zagotovi dodatno raven varnosti. Vsi dokumenti morajo biti shranjeni z uporabo AES (Advanced Encryption Standard), kar je isti standard šifriranja, kot ga uporablja vlada ZDA za dokumente z najvišjo stopnjo tajnosti. Pomembna je tudi šifrirana komunikacija – internetni promet mora potekati prek protokolov TLS, HTTPS in HSTS, ki ščitijo pred napadi z znižanjem varnostnega protokola in krajo piškotkov. Rešitve v oblaku prav tako ustvarijo zrcalno kopijo vašega sistema in podatke shranijo v enem ali več zunanjih podatkovnih centrih, kar preprečuje izgubo podatkov.

Digitalizacija omogoča redno varnostno kopiranje finančnih podatkov, s čimer se zmanjša tveganje izgube. Izboljšana varnost in zanesljivo varnostno kopiranje podjetjem zagotavljata, da so finančni podatki zaščiteni in hitro dostopni tudi v primeru nepredvidenih situacij.

Kako izbrati najboljšo programsko opremo za avtomatizacijo obveznosti do dobaviteljev za vaše podjetje

Ocenite potrebe svojega podjetja

Kateri so najbolj napake nagnjeni procesi v vašem podjetju? Analizirajte, zakaj so ti procesi zahtevni, in postavite merljive cilje za izboljšave. Težave so lahko vključene v neučinkovit papirni postopek odobritve, ki povzroča zamude pri plačilih, pomanjkanje avtomatiziranih opomnikov o zapadlosti plačil ali težave v odnosih z dobavitelji zaradi pomanjkanja komunikacije ali poznih plačil.

Nato oblikujte ekipo, ki bo pripravila osnutek procesne karte, ki vključuje vsak korak ter prepozna podvajanje napora, odvisnosti in ozka grla.
WEBINAR 27.05.2025 -> prijava

Ocenite skalabilnost

Povečanje obsega dela, ko se vaše potrebe spreminjajo, mora potekati brez vpliva na druge dele organizacije ali programske opreme ter brez potrebe po ponovnem usposabljanju zaposlenih za uporabo sistema. Če je vaša programska oprema za obveznosti do dobaviteljev del sistema za upravljanje dokumentov, lahko začnete svojo digitalno iniciativo v računovodskem sistemu in postopoma širite na druge oddelke brez vpliva na delovanje sistema. Ključ za to fleksibilnost in skalabilnost je arhitektura sistema, ki omogoča dostop do dokumentov in uporabniške akcije preko spletnih storitev.

Programska oprema za upravljanje dokumentov v oblaku ponuja še večjo skalabilnost. Kupite, kar potrebujete, in se pripravite na prihodnjo rast. Podjetja lahko začnejo programske projekte v manjšem obsegu ter nato rastejo, ko se potrebe podjetja spreminjajo. Oblačna rešitev podpira ekipe vseh vrst in velikosti. Prostor za shranjevanje in število uporabniških licenc se lahko enostavno poveča, ko zaposlite več ljudi ali ko se poveča potreba po kapaciteti za shranjevanje podatkov.

Primerjajte cene in donosnost naložbe (ROI)

Pri odločitvi upoštevajte celoten strošek lastništva (TCO). Začetni nakup je lahko le del stroška sistema – skriti stroški avtomatizacije AP lahko vključujejo posodobitve programske opreme, usposabljanje, podporo in vzdrževanje.

Odločitev sprejmite na podlagi vrednosti in ne samo stroškov. Naslednje funkcionalnosti in zmogljivosti zaslužijo podrobnejši pregled:

• Preprost in pregleden model licenciranja, ki omogoča hitro širjenje in enostavno implementacijo dodatnih delovnih tokov.

• Sistem, ki ponuja popolno funkcionalnost, namesto modularne strukture.

• Uporabniku prijazen vmesnik in intuitivni delovni tokovi, ki zahtevajo minimalno usposabljanje.

• Možnost vključitve e-podpisov v proces odobritve računov.

• Možnost implementacije oblačne, lokalne ali hibridne rešitve.

• Indeksiranje na osnovi umetniške inteligence, ki prepozna najpomembnejše informacije na računu in jih pretvori v strukturirane, uporabne podatke.

• Oblikovalec delovnih tokov, ki omogoča vašemu osebju, da brez programiranja oblikuje delovne tokove.

• Možnosti integracije z obstoječim IT-ekosistemom v vseh aplikacijah.